Kebanyakan instansi masih menggunakan sistem manual untuk mengelola dokumen-dokumen penting, termasuk perihal surat-menyurat. Semua surat masuk dan surat keluar, disimpan dalam rak arsip. Untuk 1 tahun pertama, mungkin tidak masalah. Tetapi, jika sudah bertahun-tahun, ini bisa menjadi masalah besar.

Contoh saja sebuah kampus dengan mahasiswa aktif 8000 orang pertahun. Setiap surat masuk, rencana dan hasil studi mahasiswa juga diarsipkan. Masalah ruang penyimpanan pasti anda hadapi. Belum lagi masalah keamanan, bagaimana jika data dicuri ? Atau ruang tempat penyimpanan terbakar ? Siapa yang tahu kapan hal itu akan terjadi.

Solusi : Simpan data anda secara digital. Semua dokumen yang anda miliki dapat discan dan diupload ke server anda. Ruang penyimpanan pun dapat di press, karena 1 hasil scan surat hanya berukuran sekitar 500kb. Jadi, 1 komputer yang memiliki hard disk 500 GB dapat menyimpan hmm.. mungkin sekitar dokumen selama 10 tahun.

Bukan hanya itu, sistem ini juga dapat meng-Generate surat keluar. Jadi, anda tidak perlu melakukan cara copas-edit surat lama, dan mengganti datanya dengan data baru. Anda juga tidak perlu membuang-buang waktu anda untuk mencari nomor surat terakhir yang anda keluarkan untuk memberi penomoran pada surat yang baru, karena itu semua sudah dilakukan secara otomatis oleh sistem ini 😉