Kebanyakan instansi masih menggunakan sistem manual untuk mengelola dokumen-dokumen penting, termasuk perihal surat-menyurat. Semua surat masuk dan surat keluar, disimpan dalam rak arsip. Untuk 1 tahun pertama, mungkin tidak masalah. Tetapi, jika sudah bertahun-tahun, ini bisa menjadi masalah besar.